GDPR Richtlijnen

Beste bestuurders,

In opvolging van de GDPR presentatie op vorige forum vergadering kan u hieronder verdere informatie vinden.

Hieronder kan u de garantie vinden dat Rugby Vlaanderen de persoonsgegevens van uw leden conform de nieuwe wetgeving rond GDPR verwerkt. Hier kan u een 7 stappenplan terugvinden en hieronder enkele templates die u kunnen helpen GDPR conform te zijn met uw club.

Na overleg met onze IT leverancier zal er geen aanpassing komen aan de huidige manier van leden verwerking gedurende volgend seizoen.  Het volstaat om in uw inschrijvingsformulier te vermelden dat u de persoonsgegevens van uw leden volgens de GDPR wetgeving verwerkt met verwijzing naar uw privacyverklaring op de website(die van de club zelf). In het 7 stappenplan kan u ook vinden hoe u toestemming kan krijgen voor het sturen van nieuwsbrieven aan niet-leden en het gebruik van beeldmateriaal van leden en niet-leden.

GDPR en de Vlaamse rugbyclubs

Rugby Vlaanderen en haar clubs delen dezelfde ledendatabase. De clubs houden de getekende en gedateerde inschrijvingsformulieren van hun leden bij waarop ook een vak GDPRtoestemming staat. RV laat aan haar clubs weten dat ze beantwoordt aan de GDPR wetgeving (via e-mail aan het clubbestuur). De secretarissen van de clubs werken per seizoen alle leden van hun club bij in deze database. Op het einde van elk seizoen wordt deze ledendatabase terug op nul gezet. (Nadat een lidmaatschap gestopt is, worden sommige ledengegevens nog 3 jaar bijgehouden andere tot maximum 5 jaar. Daarna worden ze verwijderd. De gescande medische fiches worden verwijderd bij einddatum attest – maximum na 2 jaar). Een club kan alleen haar eigen leden opvragen via een beveiligde entry.

Om het voor onze clubs eenvoudiger te maken hebben we op de website van Rugby Vlaanderen een speciale GDPR pagina aangemaakt. Daar vind je alle info die je nodig hebt en een aantal hulpmiddelen:

• Tool 1: een word-document om een inventaris te maken
• Tool 2: een word-document om je inventaris te toetsen aan de EU GDPR wetgeving
• Tool 3: Een document om eventuele datalekken te melden
• Tool 4: Een template voor je privacyverklaring

Garantie dat Rugby Vlaanderen de persoonsgegevens van uw leden conform de GDPR wetgeving verwerkt.

De persoonsgegevens van uw clubleden worden verwerkt door Rugby Vlaanderen, Ransbeekstraat 227, 1120 Neder-over-Heembeek voor ledenbeheer en organisatie van activiteiten op basis van de contractuele relatie als gevolg van hun inschrijving als lid en om hun op de hoogte te houden van onze activiteiten op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze doelstellingen en onze missie te verwezenlijken.

Rugby Vlaanderen treft de passende technische en organisatorische maatregelen die garanties geven voor de beveiliging en de vertrouwelijkheid ervan en waarvan u de modaliteiten kan vinden in de toetsing en register van gegevens en die een waarborg zijn dat de verwerkingsactiviteiten conform GDPR verlopen. Wij vroegen tevens garanties voor GDPR compliancy van alle derden waaraan wij verwerkingsactiviteiten uitbesteden.

Indien leden niet wensen dat wij hun gegevens verwerken met het oog op direct marketing, volstaat het ons dat mee te delen op (info@rugby.vlaanderen). Via dat email-adres kunnen zij ook altijd vragen welke gegevens wij over hun verwerken, ze verbeteren, laten wissen, of ze vragen over te dragen.

Rugby Vlaanderen zal alle betrokkenen proactief informeren over de verwerking van hun persoonsgegevens en hun rechten via onze privacyverklaring die u kan vinden op onze website en waar u ook een meer uitgebreid overzicht van ons beleid op het vlak van verwerking van persoonsgegevens vindt.

De RvB Rugby Vlaanderen